生成AIの社内ルールのサンプルコピペできる3文のひな形と、配る前の確認

まずコピーして使う：生成AIの社内ルール（3文のひな形）

※これは最初に配るための簡易ルール案です。相談先の確認があっても、法令・契約・社内規程で禁止されている情報は入力できません。既存の情報管理規程・事故対応手順と照らし合わせてから配布してください。

【　】の5か所は、こう埋める

「管理者に確認する」⁠とだけ書いても、現場では誰に聞けばいいか分かりません。担当者が不在のときの代わりの連絡先も、社内では決めておくと安心です。

社員が迷うのは、こんな場面

取引先へのお詫びメールを作りたい

「納期が遅れたことを丁寧に謝るメールを書いて」⁠のように、顧客名や注文番号を渡さずに下書きを頼むなら、会社が認めたAIで始めやすい仕事です。一方、実際のメール全文を貼り付けるなら、個人情報や取引条件が含まれていないか確認が必要です。

見積書のPDFを読ませたい

見積書には相手の社名、単価、取引条件、図面などが含まれます。「会社指定のAIだから、何を入れてもよい」わけではありません。入力の可否を先に確認します。社名だけを消しても、金額や案件内容から相手を推測できる場合があります。

AIが集計した数字を社長に報告したい

AIが出した合計や比率は、元のExcelや集計条件と照合してから使います。「AIが計算したから正しい」と扱わず、これまでの報告・承認の手順を適用します。

判断に迷ったら、「この資料を丸ごと渡さなくても、仕事を頼めないか」と考えるだけでも入力範囲を絞れます。

社内ルールを配る前に、3つだけ確認する

1. 会社や取引先の決まりと矛盾しないか。 個人情報、取引先から預かった資料、秘密保持契約の対象などは、担当部署や既存の規程で扱いを確かめます。担当者が口頭で許可しても、契約で禁止されている情報は入力できません。
2. 使わせるAIのデータの扱いを確認したか。 契約プランを特定し、入力内容の学習利用、保存、共有機能、社内システムとの連携の有無を提供元の公式資料で確認します。「学習に使われない」と「何を入れても安全」は別の話⁠です。
3. 社員が実際に判断できるか。 配る前に2人ほどに「見積書を添付したいときは？」「間違って入れたら誰に連絡する？」と聞いてみます。答えが分かれたら、ルールの書き方か連絡先を直します。

社内ルール配ったあと、「守られているか」⁠はどう確かめる？

ルールを配っただけでは、誰が何の仕事でAIを使ったかは分かりません。まずは、利用した日付・担当者・サービス名・用途・確認した人を、簡単な表に残す方法があります。

ただし、自己申告の表は、書かれなかった利用まで把握できる仕組みではありません。法人向けAIにも管理機能がありますが、見える履歴の範囲はサービスと契約で異なります。記録の表に機密情報や入力文の全文を写し直す必要もありません。

最初は「どの業務に使うか」「困ったときの連絡先が分かるか」を確認し、必要に応じて記録の残し方を整えると、社員にも管理する側にも無理がありません。

よくある質問

Q．3文だけで社内ルールとして十分ですか？

社員に最初に知らせる簡易ルールとしては使えます。ただし、会社全体の正式な規程として十分かは別です。個人情報の管理、委託先の扱い、事故対応、教育や点検などは既存の規程と合わせて確認してください。

Q．法人版を契約すれば、社内ルールは要りませんか？

要ります。提供元がデータをAIの学習に使わない契約でも、「取引先の見積書を入力してよいか」「出力を誰が確かめるか」は会社が決める必要があります。

Q．社員がすでに個人のAIを仕事に使っています。どうしますか？

まず、どのAIを何の業務に使い、どんな情報を入力したか、本人に確認します。入力された情報に問題がある可能性があれば、社内の情報管理・事故対応の手順で扱います。そのうえで、会社が承認した使い方へ移していきます。

ルールを作った次に考えること

「どこで使うか」と「何を入れないか」が決まったら、次は利用の記録をどう残すか⁠です。最初は表で管理しても構いません。使う人が増え、後から利用状況をたどる必要が出たら、記録が残る作業環境も選択肢になります。

Asotz（アソッツ）⁠は、社内のメールや共有フォルダに自動接続せず、人が渡した資料を使って作業するAI環境です。誰がいつ何をしたかの活動ログを残せます。ただし、Asotz以外のAIの利用まで記録できるわけではありません。